Smidigare studiekontroller med ny tjänst

En av studentbostadsföretagens viktigaste uppgifter är att säkerställa att det är studenter som bor i studentbostäderna. Något som ofta är lättare sagt än gjort. För att underlätta det viktiga arbetet och skapa en smidigare process för både hyresvärd och hyresgäst lanserar Studentbostadsföretagen en ny studiekontrollstjänst.

Tjänsten är en webbportal som underlättar förfarandet med studiekontroller, från första utskick till besked om godkänt intyg. Systemet administrerar och ger överblick över utskick, påminnelser, inskickade och godkända intyg. En av de främsta fördelarna är att systemet automatiskt kan kontrollera äktheten i inskickade Ladok-intyg, vilket kvalitetssäkrar processen och effektiviserar administrationen avsevärt.

Pilotprojekt banar väg för brett medlemserbjudande
Sex medlemsföretag är med i ett pilotprojektet som pågår under året och mynnar ut i ett brett medlemserbjudande inför 2022. Målet är att på ett effektivt och professionellt sätt bistå medlemsföretagen i det för många resurskrävande arbetet med studiekontroller. En av deltagarna i pilotprojektet är MKB Student.

– Arbetet med våra studiekontroller är tungrott och tar flera månader. Det som tar tid är det faktum att vi måste kolla alla intyg manuellt och sköta korrespondensen med hundratals studenter var för sig, berättar Catrin Jacobi som är studentkoordinator och ansvarig för studiekontrollerna på MKB Student.

Precis som för många andra innebär studiekontrollerna för MKB Student en stor portion handpåläggning, vilket tar resurser i anspråk och dessutom upplevs omständligt av kunden. Alla dessa aspekter har tagits i beaktande när den nya studiekontrollstjänsten utvecklas.

– Vi är med i pilotprojektet eftersom det kommer underlätta arbetet för oss som genomför studiekontrollerna, både vad gäller utskick till kund men också hjälp med att läsa av intygen. Dessutom kommer det upplevas proffsigare av våra hyresgäster, de kan själva logga in för att se sin status och i systemet ligger redan svar på frågor som vi vanligen får, förklarar Catrin.

Framtida Ladok-koppling diskuteras
Studiekontrollstjänsten utvecklas tillsammans med systemleverantören Samvima, som tog fram en första version av tjänsten tillsammans med medlemsföretaget Robutz Fastigheter. I dagsläget bygger systemet på att studenterna själva skickar in sina intyg, men i nästa steg är målet att hitta en samkörning med Ladok.

Studiekontrollstjänsten bidrar till:

• Minskad tidsåtgång för studiekontroller.
• Minskad risk för felhantering och förfalskade intyg.
• Bättre förutsättningar att följa upp såväl enskilda som aggregerade ärendeprocesser.
• En förenklad process för hyresgästerna med snabb återkoppling och förbättrad kundupplevelse.

Så här fungerar tjänsten:

• En webbportal för smidig hantering av studiekontroller. Kan användas oavsett fastighetssystem.
• Korrespondensen med hyresgästen sköts automatiskt av systemet utifrån de rutiner som fastighetsägaren ställer in, till exempel automatiskt svar för godkänt intyg.
• Hyresgästen har möjlighet att själv logga in i systemet för att ladda upp sina dokument och följa sitt ärende.
• Systemet kontrollerar automatiskt äktheten i ladok-intyg och ger en rekommendation till beslut. För övriga intyg, från t.ex. Yrkeshögskola eller Komvux, kan fastighetsägaren snabbt överblicka ärendena, eftersom all information finns lättillgängligt på samma plats och inte i en mejlkonversation.
• Fastighetsägaren kan när som logga in och enkelt följa upp studiekontrollerna och godkänna de rekommendationer till beslut som systemet gett.
• Massuppdatering av ärendestatus är möjlig.
• När kontrollerna är klara kan fastighetsägaren ladda ner en arkivfil med all dokumentation.