Studentbostadsföretagen Nyheter Branschens sätt för en smidig in- och utflyttning
2024-04-24

Branschens sätt för en smidig in- och utflyttning

Veckovisa istället för månadsvisa flyttprocesser? Kan man ta hjälp av AI och hur gör vi det enklare för inte bara hyresgäster, utan även våra bovärdar? 

Studentbostaden har en hög omflyttning. Ungefär halva beståndet byter hyresgäst varje år, vilket ställer höga krav på bland annat administration och besiktning. Ta del av exempel från branschen där olika faktorer varit nyckeln till framgång.

Exempel från branschen

  • Chalmers Studentbostäder har effektiviserat genom veckovisa istället för månadsvisa in- och utflyttningar. Utflytt sker tisdagar och inflytt torsdagar, vilket innebär att företaget har en hel dag då lägenheten stor tom. Detta underlättar planering och att fixa i lägenheterna utan att någon hyresgäst störs. Kostnaderna som kommer med att lägenheterna står tomma vägs upp av bättre kontroll, flexibilitet och nöjdare hyresgäster.
  • Uppsägningar görs via webben och studenterna kan välja mellan minst sju veckors eller vanliga tre månaders uppsägningstid. Efter uppsägningen får hyresgästen ett meddelande om teknisk besiktning. Ett samarbete med städbolag finns etablerat, vilket ger möjlighet att erbjuda hyresgäster städning och samtidigt använda RUT-avdrag vid behov. Chalmers Studentbostäder kan även bistå hyresgästen med penslar och spackel.
  • När hyresgästen har flyttat ut görs en slutlig städbesiktning. Nycklarna överlämnas och nya hyresgäster kan flytta in veckan därpå. Detta minskar dubbla hyreskostnader och kortar kötider, något som är uppskattat av hyresgästerna.
  • Processen startar digitalt med en uppsägning via kundservice, som omedelbart initierar återuthyrningen. Fastighetsansvariga hanterar bokningar och tekniska besiktningar.
  • All uthyrning och nyckelkvittenser är digitala. Nycklarna samlas in och distribueras från kundservice, som är centraliserad på kontoret mitt i Göteborg.
  • SGS önskar att digitalisera städbesiktningen med AI, detta genom ett verktyg som bedömer bilder inskickade av studenter. Vid icke godkänd städning tar förvaltare över och beställer nödvändig städning. I dagsläget utförs städbesiktningar i 25 procent av avflyttarna, slumpen avgör vilka.
  • Vid klagomål undersöks fallen individuellt och vid behov kompenseras med städtjänster eller hyresreduktion. Kommunikation och ”utbildning” är avgörande för att förbättra förståelsen hos nya hyresgäster om in- och utflyttningsprocessen. En boendeapp är under testning för att centralisera information och kommunikation.
  • AF Bostäder har utvecklat ett nytt system för städbesiktning. Systemet är designat för att minimera administration och på så vis underlätta för bovärdarna. Projektet inspirerades av enkelheten i att göra restaurangbokningar online.
  • Processen går ut på att hyresgästerna väljer datum och tid i ett kalendergränssnitt för att boka besiktningar, med inbyggda påminnelser och anpassade tidsramar inom bovärdens arbetstider.
  • Bovärdar har möjlighet att blocka tider för att planera sin dag och när besiktningen är bokad, uppdateras detta i en digital att-göra-lista. Systemet har varit i drift i ett år och tagits emot väl av bovärdarna, som varit med i utvecklingsprocessen och haft inflytande över dess utformning.
  • Anpassningen har möjliggjort individuella besiktningstider och bidragit till en mer effektiv verksamhet. En ny funktion som möjliggör arbete offline har nyligen integrerats för att hantera dålig täckning i vissa områden.