Förvaltningsområdet sänkte sina kostnader med tio procent – så gick det till

SGS Studentbostäders förvaltningsområde Johanneberg har genom enkla men effektiva åtgärder lyckats sänka sina utgifter med tio procent jämfört med föregående år. Här delar Marcus Postonen, områdeschef SGS Studentbostäder, sina insikter om hur man höjer resultaten på ett sätt som stärker både engagemang och lönsamhet.

Inflationen sätter stor press på samhället, men den har också banat väg för att tänka kreativt. Hos SGS Studentbostäder har nu flera insatser tagit form med avstamp i ekonomiska utmaningar som fastighetsbranschen kollektivt står inför.

– För att balansera ekonomin har vi inom förvaltningen fått direktiv om att sänka våra utgifter med tio procent jämfört med 2022. Hur vi gjort det har varierat mellan de olika förvaltningsområdena då vi alla har olika förutsättningar men direktivet tio procent har varit detsamma, säger Marcus.

Besparingar som inte kompromissar med kvaliteten
En svår avvägning som tidigt dök upp i planeringsarbetet var hur besparingar ska göras utan att kvaliteten upplevs försämrad bland hyresgäster och organisation. Här menar Marcus att man behöver tänka smart och lägga pengar på det som faktiskt syns och uppskattas av studenter och kollegor.

– Försök att kapa de ”dolda” kostnaderna som finns i bakgrunden. Se exempelvis över städintervall. Behövs verkligen plan två och uppåt städas varje vecka eller räcker det om det städas där varannan vecka? Behöver entrémattor bytas så frekvent? Hur effektivt hanterar vi vårt systematiska brandskyddsarbete egentligen?

Marcus pekar särskilt ut att våga ifrågasätta gamla vanor som görs slentrianmässigt. Här sticker gamla avtal och rutiner ut, och de kan ackumulerat utgöra stora kostnader.

Vidare lyfter han en betydelsefull insikt, att besparingar inte nödvändigtvis leder till mindre nöjda kunder eller eftersatta bostäder.

– Tvärtom har vi genom att gå igenom, omförhandla eller säga upp gamla avtal kunnat lägga mer pengar där det gör nytta för studenterna.

Hur får man med kollegorna på resan?
Att ekonomi och besparingar kan ha tråkiga associationer är det förmodligen inte många som motsätter sig. Men genom att jobba med god attityd och inkludera medarbetarna hamnade ekonomiarbetet i nytt ljus.

– Vi pratar regelbundet ekonomi på våra veckomöten där vi har möjlighet att följa upp resultatet löpande och min upplevelse är att engagemanget ökar hos personalen med en större insikt i hur mycket vardagliga handlingar påverkar månadens resultat.

Avslutningsvis lyfter Marcus vikten av att inte sätta för höga trösklar utan i stället välja enkla åtgärder som samtidigt gör skillnad för verksamheten.

– Det handlar om att börja direkt, ta lågt hängande frukter, och sedan göra det till något naturligt som involverar hela personalgruppen. Sedan är det är bara sunt att se över sina utgifter emellanåt, både privat och som företag, och med rådande läge har vi ett gyllene tillfälle. Tänk även när ekonomin blir starkare igen, då har vi redan skalat av gamla avtal och vanor och kommer få en jätteskjuts mot goda tider.

 

Jämfört med 2022, med samma antal förvaltade bostäder och samma antal i personalen, kommer SGS Studentbostäders förvaltningsområde Johanneberg att sänka kostnader för:

Områden Besparingar uttryckt i procent
Reparationer -35%
Fastighetsskötsel -13%
Underhåll -0%
Riskkostnader -10%
Omförhandlingar
Trapphusstäd
Kärltvätt
Entrémattor
Nyupphandlingar
SBA
Sommarstäd i gruppkök
Övrigt
Uppsägning leasingbil, Tv-kanal, blombud, frukt
Införande betalparkering
Uthyrning extra p-plats