Så halverade Huge Bostäder tiden för arbetet med studiekontroller

Hur kan nya digitala tjänster underlätta det vardagliga arbetet på ett studentbostadsföretag? Vi satte oss ner med Jessica Rosenblad, kundvärd på Huge Bostäder, för att höra hennes erfarenheter efter att ha arbetat ett års tid med StudboAdmin. 

Studiekontroller är ett viktigt verktyg för att säkerställa att de som bor i studentbostäderna faktiskt studerar. Men genomförandet av kontroller har många gånger visat sig vara både tidskrävande och svårt att utföra med träffsäkerhet.

Huge har 750 studentlägenheter och är ett av företagen i branschen som fick nog av sin genomförandeprocess för studiekontroller. Sedan ett år tillbaka använder de StudboAdmin och Jessica, som varit med sedan skiftet, vittnar om en stor skillnad i både tid och effektivitet.  

– Jag har gjort studiekontroller sedan 2019 och innan det var det andra kollegor som gjorde det. Vi gick in i vårt dåvarande system, tog fram långa listor på alla studenter som skulle få en boprövning och sen printade vi brev till alla, och lade i kuvert. Det gjorde att vi fick begära förstärkning så att vi skulle få ihop det. Det var väldigt manuellt helt enkelt.

– Sammantaget höll vi på med allt i tre-fyra månader. Sen hade vi cirka 1-2 månaders paus och därefter var det dags igen.

Även godkännandet av intygen behövdes hanteras manuellt vilket förutom tidsåtgången medförde utmaningar med att upptäcka förfalskningar. Åtminstone för dem som inte var vana vid att hantera intygen.

– Det var viktigt att man visste vad man letade efter för att upptäcka förfalskningar. Ett tränat öga kunde se vad som manipulerats; personnummer exempelvis. Problemet var att även detta tog enormt mycket tid och därför fick det som såg bra ut passera. Det blev också svårt när kollegor som inte vara vana vid rutinerna sattes in. De kunde inte lika lätt upptäcka det som såg misstänkt ut.

Problemet med de långa processerna är inte unikt för Huge Bostäder.

– Jag kommer inte exakt ihåg hur vi fick nys om StudboAdmin, men på Studentbostadsföretagens nätverksträffar diskuterade vi varje gång om hur man gör med studiekontrollerna. Jag måste erkänna att man var så avundsjuk på dem som hade direktkoppling till Ladok. Sen fick jag höra att det var ett nytt system på gång.

Bilderna visar vyer i StudboAdmin. 

Införandet av StudboAdmin halverade tiden 

Huge blev kontaktade av Undén & Gudmundson AB, som i samarbete med Studentbostadsföretagen tagit fram tjänsten i syfte att erbjuda ett tydligt systemstöd som säkerställer och förenklar processen för dem som utför studiekontroller.

– Vår distriktschef och jag hade ett möte med StudboAdmin där vi fick lära oss mer och efter det beslöt min chef och jag: Det var värt det.

För den som använder StudboAdmin förenklas processen genom automatisering av dokument och vyn för tjänsten ska göra hela processen mer överskådlig.

– Alla dokument som automatiskt godkänns. Det är det allra bästa med StudboAdmin. Jag sparar otroligt mycket tid. Bara första dagen kan vi få in 100 intyg och vi kan godkänna 80 på en gång. Man behöver bara gå in på morgonen och kolla. ”Vilka är gröna (godkända) idag?” Så rangordnar jag alla gröna, trycker på godkänn och sen får alla markerade samma standardiserade mail. Det som tidigare tog tre månader kan vi idag göra på en och en halv.

Vidare har tjänsten underlättat samarbetet mellan kollegorna vad gäller det mesta som rör studiekontroller.

– Förut satt man med egna adresser och kämpade och slet. Vid sjukdom kunde ärenden bli liggande på grund av det manuella arbetet och tidsbristen. Nu kan jag jättesnabbt godkänna mina kollegors också, och enbart lämna de som inte är godkända för uppföljning när kollegan är tillbaka. Vi har ju samtidigt personlig kontakt och känner ofta våra studenter.

Vägen framåt

Avslutningsvis lyfter Jessica framtiden med verktyget och att både Huge och Undén & Gudmundson lär sig mer för varje omgång.

– Det finns fortfarande utmaningar med listorna, det kan vara något med formatet eller att någon har skyddad identitet som gör att alla inte kommer med i utskicket. Därför är det bra att ha haft support som följt med. Vi har haft mycket dialog och fått hjälp av Undén & Gudmundson, som laddat nya listor när vi har skickat in studenter som var missade, och lagt upp dem. Efter varje omgång blir vi även mer varma i kläderna och båda sidorna lär sig mycket på vägen.

– Sammanfattningsvis vill jag varmt rekommendera systemet och ser fram emot att vara med när det utvecklas ytterligare.

Vill du veta mer om studboadmin eller kanske boka en demo? Välkommen att höra av dig till ulrika@studentbostadsforetagen.se

Du kan även läsa mer om tjänsten och se vårt produktblad här