Fyra sätt att genomföra effektiva studiekontroller

Studiekontroller är a och o för att frigöra studentbostäder till rätt personer i rätt tid. Att göra det effektivt är idag allt annat än lätt, mycket beroende på en föråldrad Ladokförordning. Tills den förändringen är i hamn gäller det att laga efter läge. Och alla har olika läge – här är fyra olika sätt att genomföra studiekontroller.

Förutsättningar för effektiva studiekontroller är en viktig fråga för oss som branschorganisation. Vi jobbar med det både genom påverkansarbete mot utbildningsdepartementet och samverkan i branschen. Hör gärna av dig med dina tankar och behov – tillsammans kommer vi framåt. 


Uppsalahem

Uppsalahem har länge hanterat sina studieintyg via manuell hantering, e-post och excelark. Snart lanserar de en e-tjänst kopplat till både fastighetssystem och boendeapp för enklare utskick, insamling och administrering av studieintyg. De har även lagt till en klausul i hyresavtalet om krav på inlämnande av intyg

I korthet:

  • Ett studiekontrollsärende skapas i Fastighetssystemet och information går ut till berörda kunder via e-post, mobilapp och Mina sidor på webben
  • Kunderna laddar ner intyg och följer ärendet via en e-tjänst på webben och i appen.
  • Påminnelser går automatiskt ut till kunder som inte lämnat in intyg.
  • När intyg inkommer granskar en handläggare ärendet, begär kompletterande information och godkänner ärendet.

Robutz Fastigheter

Robutz har tillsammans med ett it-företag tagit fram ett frikopplat system för utskick, insamling och administrering av studieintyg. Robutz köper även in själva hanteringen av studiekontroller från samma it-företag. Eftersom de har studenter från flera olika lärosäten och YH-utbildningar är detta system i nuläget bättre för dem än en Ladok-koppling – även om det inte är uteslutet i framtiden.

I korthet:

  • Samtliga hyresgäster läggs in i systemet och ett schema för utskick, påminnelser etc samt mallar för mejl tas fram.
  • Studenterna blir kontaktade via systemet där de kan logga in och ladda upp sina studieintyg.
  • När intygen inkommit godkänns eller nekas de manuellt. Därefter går ett automatiskt mejl ut med mer information kring respektive beslut
  • I systemet kan Robutz se alla hyresgästers status för respektive termin samt intygen som skickats in, och studenten själv kan se sina egna intyg och dess status.
  • Systemet kan även automatisk läsa av intyg från Ladok eftersom de är standardiserade och ger därmed förslag om att godkänna intyget om det uppfyller kraven
  • Se hur systemet fungerar i två korta filmer

Vi tittar just nu på möjligheten för fler medlemmar att ta del av denna lösning. Vi återkommer!


Studentbostäder i Linköping

Studentbostäder i Linköping har utvecklat en tjänst tillsammans med Linköping universitet (Liu) som är integrerat i deras fastighetssystem. Tjänsten lämnar inte ut några uppgifter från Ladok utan stämmer bara av studiekraven mot Ladok-uppgifter. Studentbostäder i Linköping får sedan tillbaka godkänd eller ej godkänd. Systemet används i nuläget för kontroll av nya hyresgäster som ställer sig i kö eller signerar kontrakt.

I korthet:

  • Redan vid registrering på Mina sidor kan studenterna själva välja om man godkänner automatisk studiekontroll eller hellre vill göra den manuellt – väldigt få väljer manuell hantering
  • Systemet gör sedan en automatisk kontroll mot Ladok och hyresgästen får status godkänd eller ej godkänd i fastighetssystemet
  • Vid digital signering av kontrakt har de fortfarande kvar möjlighet att skicka in intyg, till exempel för de som har undantag. De som tidigare valt automatisk kontroll och blivit godkända hoppar automatiskt över det steget.

Växjöbostäder

Växjöbostäder gör precis som Studentbostäder i Linköping en automatisk koll mot Ladok. De blev inspirerade av Kalmarhems upplägg, som även de har Linneuniversitetet som samarbetspartner. Universitet var väldigt tillmötesgående och såg det som en vinning både för dem och studenterna.

I korthet:

  • Två gånger om året, i mitten av september och början av mars, görs en automatisk koll mot Ladok
  • Då kollar de studenternas resultat mot de studiekrav som Växjöbostäder har och tillbaka får de besked om att studenten är godkänd eller inte.

 

Exemplen är hämtade från den hyresjuridiska utbildningen i Uppsala i september 2020. Kontakta vår vd Stina Olén för mer information eller frågor – stina@studentbostadsforetagen.se // 031 – 780 45 72