Nu lanseras branschens tjänst för studiekontroller
Att det är studenter som bor i studentbostäderna är en viktig fråga för hela branschen. Nu tar vi nästa steg för att bistå studentbostadsföretagen i det arbetet. Tjänsten, som kallas StudboAdmin, erbjuds till Studentbostadsföretagens medlemmar för att enklare, säkrare och mer effektivt kunna genomföra studiekontroller.
Syftet med tjänsten är att underlätta förfarandet med studiekontroller, från första utskick till besked om godkänt intyg. Studentbostadsföretagen vill hjälpa sina medlemmar att legitimera studentbostäderna och säkerställa att de bebos av studenter.
– Den här tjänsten kommer att hjälpa våra medlemmar att systematisera och automatisera kontrollerna på ett effektivt sätt. Till exempel gör tjänsten att processen blir enklare, automatiskt dokumenterad och tillgänglig för alla på företaget, säger Susanne Höjer t.f. medlemsansvarig på Studentbostadsföretagen.
Under 2021 har sex olika studentbostadsföretag fått pröva tjänsten och nu lanseras tjänsten för samtliga medlemsföretag att ta del av. Studentbostadsföretagen har startat ett användarråd där bolag som använder tjänsten ingår för att kunna påverka och utveckla produkten framåt.
– Genom att använda StudboAdmin kommer företagen spara mycket tid och få en mycket bättre kontroll på sin hantering av de inkommande studieintygen, säger Susanne Höjer.
Slipper manuella mejl och påminnelser
Ett av de företag som har prövat tjänsten är SGS Studentbostäder och där berättar Anna Christensson, områdeschef Bostadsförmedlingen, om hur det har hjälpt dem att automatisera bort tidskrävande arbetsuppgifter där de tidigare hade en manuell hantering.
– Nu har StudboAdmin automatiserat processen och det går betydligt snabbare att utföra våra studiekontroller, säger Anna.
Anna berättar vidare att systemet skickar påminnelser och gör en första kontroll som de sedan godkänner. Som pilotföretag har Anna och SGS Studentbostäder varit med på tjänstens utveckling.
– Nu när vi gör det för andra gången så har en del korrigeringar gjorts, det ska bli spännande att se det resultatet. Det bästa med StudboAdmin är att vi slipper skicka manuella mejl och påminnelser som vi tidigare gjort, avslutar Anna Christensson.
Alexander Undén, från Undén & Gudmundson AB, har tagit fram tjänsten StudboAdmin. Enligt honom är det främsta syftet att underlätta för företagen som utför studiekontroller, genom att få ett tydligt systemstöd som säkerställer processen. Samtidigt som det effektiviserar hanteringen.
– Tjänsten säkerställer att hyresgästernas data stannar i systemet och inte hamnar på personalens datorer eller skickas över mailservrar i onödan, säger Alexander Undén.
Vidare automatisering på gång
Tjänsten fortsätter utvecklas och målet framöver är att få till en automatisk koppling till både Ladok, antagningssystemet NYA och de fastighetssystem som finns på marknaden. Något som kräver både samarbete och nytänkande.
– Vi är i dialog med alla de parter som krävs för att få till en helt automatiserad process, så väl politiskt som operativt. Vi räknar med att kunna presentera ytterligare nyheter för tjänsten under året, avslutar Susanne Höjer.
Så här fungerar StudboAdmin:
Tjänsten är en webbportal för smidig hantering av studiekontroller. Den kan användas oavsett fastighetssystem.
- Uppgifter om hyresgästerna laddas in i portalen via en enkel lista från fastighetssystemet.
- Korrespondensen med hyresgästen sköts automatiskt av systemet utifrån de rutiner som fastighetsägaren ställer in, till exempel automatiskt svar för godkänt intyg.
- Hyresgästen har möjlighet att själv logga in i systemet för att ladda upp sina dokument och följa sitt ärende.
- Systemet kontrollerar automatiskt äktheten i Ladok-intyg och ger en rekommendation till beslut. För övriga intyg, från till exempel Yrkeshögskola eller Komvux, kan fastighetsägaren snabbt överblicka ärendena, eftersom all information finns lättillgängligt på samma plats och inte i en mejlkonversation.
- Fastighetsägaren kan när som helst logga in och enkelt följa upp studiekontrollerna och godkänna de rekommendationer till beslut som systemet gett.
- Massuppdatering av ärendestatus är möjlig.
- När kontrollerna är klara kan fastighetsägaren ladda ner en arkivfil med all dokumentation.
- Tjänsten är GDPR-säkrad
