Policy för behandling av personuppgifter

Innehåll:

 

1. Personuppgiftsansvarig

Studentbostadsföretagen (802410-7370, Kaserntorget 11, 411 18 Göteborg) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

2. Förändringar av policy för behandling av personuppgifter

För att förbättra vårt arbete med personuppgifter kan vi komma att göra ändringar i vår policy. Du hittar alltid den senast uppdaterade versionen här på vår webb. (www.studentbostadsforetagen.se/personuppgifter)

Om vi gör uppdateringar av större betydelse för hur vi behandlar dina personuppgifter informerar vi dig via e-post innan uppdateringarna börjar gälla.

3. Varför samlar vi in personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig som medarbetare på ett av våra medlemsföretag, eller som aktör med intresse av studentbostadsbranschen. Med stöd i EU:s dataskyddsförordning bedöms behandlingen av personuppgifter vara nödvändig för att vi som branschorganisation ska kunna leverera medlemsnytta och kunskap om branschen, till exempel information om våra medlemsaktiviteter, rapporter och nyheter om studentbostadsbranschen. Vi behandlar personuppgifter på flera olika lagliga grunder, främst intresseavvägning men även samtycke och avtal.

4. Vilka personuppgifter samlar vi in och i vilket syfte?

4.1. När ditt företag är medlem hos oss
För att ni som medlemsföretag ska kunna få bästa möjliga medlemsnytta lagrar vi personuppgifter i vårt medlemsregister/CRM-system. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna förmedla och genomföra den medlemsnytta som ditt företags medlemskap hos oss innebär. Uppgifterna kommer in från olika källor, till exempel prenumeration på nyhetsbrev, anmälan till träffar och direktkontakt med oss. Vi sparar dina uppgifter tills du själv väljer att ta bort dem, alternativt max sex (6) månader efter att du avslutat din tjänst på medlemsföretaget eller att din arbetsgivare avslutar sitt medlemskap hos oss.

Personuppgifter som registreras:
• För- och efternamn
• Arbetsgivare
• Titel
• Telefonnummer (arbete)
• E-postadress (arbete)
• Inställningar för din profil, till exempel inställningar för prenumeration på e-postutskick
• Din kommunikation med oss, till exempel e-post

4.2. När du prenumererar på nyhetsbrev eller andra utskick
När du prenumererar på nyhetsbrev och/eller andra utskick hos oss registreras dina personuppgifter och preferenser i vårt CRM-system. De sparas för att du ska kunna ta del av information och nyheter. Personuppgifterna används till exempel för utskick av nyhetsbrev, pressmeddelanden, inbjudningar och för att ge information om nya medlemsförmåner. Vi sparar dina uppgifter tills du själv väljer att ta bort dem, alternativt max sex (6) månader efter att du avslutat din tjänst på medlemsföretaget eller att din arbetsgivare avslutar sitt medlemskap hos oss.

Personuppgifter som registreras:
• För- och efternamn
• Arbetsgivare
• Titel
• Telefonnummer (arbete)
• E-postadress (arbete)
• Inställningar för din profil, till exempel inställningar för prenumeration på e-postutskick
• Din kommunikation med oss, till exempel e-post

4.3. När du anmäler dig och deltar på en av våra träffar/resor
I samband med våra träffar, resor och övriga aktiviteter samlar vi in personuppgifter för att kunna genomföra aktiviteten. Till exempel behövs din e-postadress för att du ska kunna få information om träffen. Vid dessa tillfällen tar vi bilder, och inför träffen får du vid flera tillfällen information om hur du kan avböja att vara med på bild. Vissa personuppgifter, framförallt namn, lämnas ut till eventrelaterade aktörer, till exempel om du bokar hotell i samband med träffen. Vi sparar uppgifter om ditt deltagande vid en träff i 36 månader. Om du har angett önskemål om särskild kost, raderas den uppgiften efter aktiviteten är genomförd. I fakturasystemet sparas personuppgifter enligt bokföringslagen.

Personuppgifter som registreras:
• För- och efternamn
• Arbetsgivare
• E-post (arbete)
• Telefonnummer (arbete)
• Bilder
• Önskemål om kost

4.4 När du får inloggning till medlemssidorna på vår webb
Vi har sidor på vår webb som är exklusiva för våra medlemmar och för att du ska kunna logga in behöver vi spara dina inloggningsuppgifter. Vi sparar dina uppgifter tills du själv väljer att ta bort dem, alternativt max sex (6) månader efter att du avslutat din tjänst på medlemsföretaget eller att din arbetsgivare avslutar sitt medlemskap hos oss.

Personuppgifter som registreras:
• För- och efternamn
• E-postadress (arbete)
• Lösenord

4.5 När vi genomför undersökningar
Vi registrerar personuppgifter för att kunna skicka ut, sammanställa och analysera information som syftar till att utveckla vårt arbete som branschorganisation. Till exempel utvärderingar av träffar, undersökningar av marknadsläget på studieorterna och information om antal bostäder för faktureringsunderlag. Behandlingen genomförs för att tillgodose intresset av att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster och system inom ramen för vårt uppdrag som branschorganisation. Vi de tillfällen undersökningen ej görs anonymt gallras personuppgifterna när projektet anses avslutat.

Personuppgifter som registreras:
• För- och efternamn
• Arbetsgivare
• E-postadress (arbete)
• Enkätsvar

4.6 När du söker jobb hos oss
I samband med rekrytering samlar vi in personuppgifter. De användas bara för rekryteringsändamål och är endast åtkomliga för personer som arbetar med rekryteringen. Ansökningshandlingar i samband med rekrytering sparas i max 24 månader efter avslutad rekrytering.

Personuppgifter som registreras:
• För- och efternamn
• Kontaktuppgifter
• CV, personligt brev, betyg och intyg

4.7 När du kommunicerar med oss
Du kan välja att kommunicera med oss på många olika sätt, till exempel via sociala medier, e-post eller i vår app. När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss. Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse att fullfölja syftet med kommunikationen. Vi gallrar system där du kommunicerar med oss med jämna mellanrum utifrån olika kriterier, till exempel tid eller avslutat ärende.

Personuppgifter som registreras:
• Namn och kontaktuppgifter
• Information om din synpunkt, fråga eller ärende

5. Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar främst in personuppgifter genom de uppgifter du själv lämnar, till exempel när du anmäler dig till en av våra träffar, prenumererar på vårt nyhetsbrev, mejlar eller ringer oss. Ibland kompletterar vi med information från offentliga källor, till exempel e-postadress från ditt företags webbplats. Det förekommer att kollegor anmäler varandra till våra träffar, och vi de tillfällena uppmanar vi dem att vidarebefordra information om hur vi behandlar personuppgifter till den vars personuppgifter behandlas.

6. Lämnar vi ut dina personuppgifter?

Studentbostadsföretagen är en branschorganisation som bygger på nätverk och erfarenhetsutbyte. Därför kan vi komma att lämna vi ut kontaktuppgifter till personer på våra medlemsföretag till andra personer inom branschorganisationen. Utöver det lämnas inga personuppgifter ut, utan att vi först stämt av med personen i fråga, såvida annat inte specificerats i denna policy.

Personuppgifter hanteras också via olika personuppgiftsbiträden och med dessa upprättas biträdesavtal.

7. Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig och hur vi hanterar dem. Kontakta oss via brev eller e-post samt ange ditt namn, arbetsgivare och e-postadress för att få ett registerutdrag.

7.1. Rätt till rättelse
Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade eller kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du anser att de inte är korrekta.

7.2. Rätt till dataportabilitet
Beroende på vilken laglig grund behandlingen bygger på har du rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

7.3. Rätt att göra invändningarä
Du har också rätt att klaga på hur vi behand­lar dina personuppgifter till oss och till tillsyns­myndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskydds­förordningen. All information om dina rättigheter finns på Datainspektionens hemsida:
https://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/dina-rattigheter/

7.4. Rätt till radering
Du kan begära radering av de personuppgifter vi behandlar om dig ifall de inte längre är nödvändiga för det ändamål de registrerats och behandlas för. Till exempel att du avslutat din tjänst hos ett av våra medlemsföretag. Du kan också begära att de raderas om de behandlas på ett olagligt sätt eller om du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns lagliga skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter.

7.5 Rätt till begränsning av behandling – direktmarknadsföring
Vi använder personuppgifter för att genom direktmarknadsföring kommunicera medlemsförmåner såsom träffar, erbjudanden och nyhetsbrev. Detta görs via e-post och post med intresseavvägning som laglig grund. Du kan när som helst avböja att vi använder dina personuppgifter för detta ändamål, till exempel om du anser att intresseavvägningen är felaktig eller inte vill få information från oss. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet och upphöra med alla typer av direktmarknadsföringsåtgärder. Notera att det i så fall påverkar din möjlighet att ta del av medlemsnyttan.

8. Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till dina personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra ändamål har tillgång till dem.

9. Kontakt

info@studentbostadsforetagen.se
031 – 780 45 70

Studentbostadsföretagen
Kaserntorget 11
411 18 Göteborg